Một Số Mẹo Dành Cho Các Nhà Lãnh Đạo Khi Ở Trong Tình Huống Phải Chuyển Tải Thông Tin Xấu

Không một ai thích trở thành người chuyển tải thông tin xấu. Trên cương vị là những nhà lãnh đạo, đó là nhiệm vụ tất yếu mà chúng ta phải thực hiện nhiều lần trong sự nghiệp của mình. Thông báo tin xấu đến người khác có thể là điều đáng sợ và khiến chúng ta trở nên căng thẳng. Đó không phải là điều có thể tránh được và chúng ta phải thực hiện nhiệm vụ này với khả năng tốt nhất của mình. Có những chiến lược có thể sử dụng để giúp chúng ta mang đến tin xấu một cách hiệu quả nhất.

Thật là áp lực khi phải thông báo cho người khác tin xấu. Thông tin mà chúng ta phải cung cấp càng tệ thì càng khó cho chúng ta. Để cung cấp những tin tức, chúng ta phải gánh vác gánh nặng đó một mình. Chúng ta căng thẳng về nó và cách truyền đạt nó. Chúng ta lo lắng về cách nó sẽ được đón nhận như thế nào. Nó có thể khiến chúng ta lo ngại và thậm chí khiến chúng ta mất ngủ. Nó hoàn toàn không phải là một nhiệm vụ mà bất cứ ai đều thích.

Có đủ các thể loại tin xấu mà các nhà lãnh đạo phải đưa ra trong suốt sự nghiệp của họ. Nó có thể thay đổi từ những điều nhỏ và đơn giản đến những điều cực kỳ quan trọng. Vào một ngày bạn có thể nói với nhóm của bạn rằng buổi họp về việc xây dựng nhóm bị hủy. Một ngày khác, bạn có thể phải nói với họ rằng công ty đã bỏ lỡ các mục tiêu bán hàng và việc sa thải sắp xảy ra. Không phải tất cả các tin xấu đều giống nhau và không phải tất cả các tin xấu nên được chuyển tải theo cùng một cách. Tùy thuộc vào đối tượng, bạn nên áp dụng những cách chuyển tải khác nhau. Dưới đây là những đối tượng ở cương vị người lãnh đạo phổ biến nhất sẽ phải chuyển tải thông tin xấu.

• Cấp trên – Khi nghĩ đến chủ đề chuyển tải thông tin xấu, chúng ta có xu hướng chỉ nghĩ đến việc đưa tin xấu này cho cấp dưới. Chúng ta có xu hướng quên việc cung cấp tin xấu cho sếp của mình. Nhưng có một thực tế là đôi khi chúng ta cũng phải thông báo cho sếp những tin xấu này. Thông báo tin xấu đến cấp trên của bạn hoàn toàn khác với khi thông báo cho nhân viên của bạn. Dưới đây là một số lời khuyên cho các nhà lãnh đạo để thông báo tin xấu đến sếp của bạn.

1. 1. Chuẩn bị tinh thần để được chất vấn kỹ lưỡng. Có tất cả các dữ liệu và dữ kiện để giải thích nguyên nhân chi tiết. Bạn không hề muốn rơi vào tình huống khi thông báo cho sếp của mình một tin xấu đồng thời lại cho thấy bạn là người thiếu chuẩn bị và thiếu ý thức.
   2. Ngưng vẽ một bức tranh đẹp về hoàn cảnh. Sếp của chúng ta là những nhà lãnh đạo thông minh và là người có chuyên môn. Tin xấu là tin tồi tệ và cố gắng tạo ra một luồng gió tốt cho thông tin xấu không phải là một ý kiến hay. Các sếp của chúng ta sẽ nhanh chóng nhận ra điều đó và thậm chí có thể thất vọng hơn khi chúng ta không thành thật. Chỉ là sự kiện sắp diễn ra và bạn sẽ được đánh giá cao hơn vì nó.
   3. Có kế hoạch. Nếu có thể, hãy luôn lên kế hoạch về những gì bạn sẽ làm trong thời gian tới để khắc phục tình hình. Mặc dù bạn không muốn vẽ một bức tranh đẹp, nhưng bạn muốn có một kế hoạch để khắc phục vấn đề. Nhưng hãy đảm bảo rằng đó là một kế hoạch thực tế với kết quả thực tế. Đó không chỉ là thứ nghe có vẻ hay ho với mục đích giảm bớt tai họa.

• Nhóm – Cung cấp tin xấu là điều đủ đáng sợ. Khi bạn phải mang tin xấu đến với một nhóm lớn, nó sẽ nâng mức độ đe dọa lên một mức độ cao hơn nhiều. Có rất nhiều người có thể mang nhiều cảm xúc và phản ứng khác nhau với tin tức. Sau đây là một số mẹo để bạn sử dụng khi bạn phải chuyển tải tin xấu cho một nhóm.

1. 1. Gửi tin nhắn đơn giản. Tôi thực sự đã nhận được một trong những thông báo khi tôi hoàn toàn không hiểu rõ vấn đề là gì và nó sẽ ảnh hưởng đến tôi như thế nào. Tôi nghĩ tất cả chúng ta đều như thế. Khi cung cấp tin xấu cho một nhóm người, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản. Đừng cố sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật quá mức. Nó có thể khiến mọi người nhầm lẫn và đó không phải là điều bạn muốn. Bản thân tin tức đã đủ xấu, chúng ta không muốn làm cho vấn đề trở nên khó hiểu hơn nữa.
   2. Dành thời gian giải đáp các câu hỏi. Hãy chắc chắn rằng bạn lên kế hoạch cho khoảng thời gian cuối buổi để mọi người có cơ hội đặt những câu hỏi làm rõ. Chúng ta muốn nhóm của mình càng rõ ràng về tình hình càng tốt. Vì vậy, hãy để nhóm của bạn đặt câu hỏi cho bạn. Ngoài ra, hãy chuẩn bị trước để giải đáp những câu hỏi khó và chờ đợi những câu hỏi khó sắp tới. Bạn không muốn thiếu sự chuẩn bị để trả lời những câu hỏi khó và hãy cố gắng thực hiện ngay tại chỗ.
   3. Chuẩn bị cho các câu hỏi khác. Bạn muốn cho phép mọi người hỏi tất cả các câu mà họ có thể hỏi. Nhưng thời gian có thể không cho phép. Và đôi khi mọi người có thể không muốn đặt câu hỏi trong bối cảnh nhóm. Hoặc câu hỏi nảy ra với họ sau cuộc họp thông báo. Vì vậy, hãy chuẩn bị một quy trình để cho phép mọi người đặt câu hỏi sau cuộc họp. Hãy cho nhóm của bạn biết họ có thể tìm ai để đặt câu hỏi. Hoặc họ có thể gửi email cho ai để nhận thêm câu trả lời.

• Cá nhân – Thông báo tin xấu trong bối cảnh một đối một đặt ra những thách thức khác nhau. Trong bối cảnh đó, khả năng phe đối lập bộc phát cảm xúc cao hơn. Điều quan trọng là bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo phải chuẩn bị để đối phó với tình huống một cách thích hợp. Dưới đây là một số mẹo khác để bạn có thể tham khảo khi thông báo tin xấu cho một cá nhân.

1. 1. Thành thật. Tin xấu là điều tồi tệ và chẳng ích gì nếu bạn cố gắng che đậy tin xấu để người khác tiếp nhận dễ dàng hơn. Khi chúng ta phủ nhận tin xấu, chúng ta không làm điều đó với người khác. Chúng ta thực sự ích kỷ và đang cố gắng làm cho tin tức được truyền tải dễ dàng hơn. Chỉ cần trung thực và thành thật, cho phép người đó hiểu đầy đủ thông tin và cách nó tác động đến họ.
   2. Để mọi người trút giận. Đó là một tình huống khó khăn và cảm xúc dâng cao. Cho phép nhân viên của bạn chia sẻ suy nghĩ và cảm xúc của họ với bạn. Điều bạn không muốn làm là cho phép việc xung đột và đổ lỗi xảy ra. Và bạn chắc chắn không muốn tham gia vào bất kỳ cuộc tranh cãi qua lại nào.
   3. Thể hiện sự đồng cảm. Tôi biết bạn sẽ rất khó khăn khi phải thông báo tin xấu. Nhưng đừng quên nghĩ về người đang nhận tin xấu đó và nó sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào. Tin tức có thể có tác động sâu rộng hơn bạn nghĩ. Nó có thể không chỉ ảnh hưởng đến nhân viên nhận tin tức mà còn ảnh hưởng đến gia đình của họ. Vì vậy, hãy nhận thức và sẵn sàng cảm thông.

Điều này sẽ không hoàn thành nếu không có những mẹo không nên làm khi chuyển tải tin xấu. Không có một cách nào đúng để đưa ra tin xấu, nhưng nếu bạn làm bất kỳ điều nào trong số này, bạn đang tự tạo cho mình sự hiểu lầm và thất bại.

1. Gửi thông tin xấu qua email.
2. Thông báo tin xấu qua một cuộc điện thoại.
3. Nhắn tin xấu.
4. Ngay cả các cuộc gọi video cũng không được chấp nhận để cung cấp tin xấu.

Chuyển tải tin xấu không phải là niềm vui cho bất kỳ ai. Điều tốt nhất chúng ta có thể làm cho bản thân cũng như những người nhận tin xấu là hãy chuẩn bị tinh thần. Điểm chung của họ ở đây là chuẩn bị kỹ và thành thật. Đừng nhắn những lời ngọt ngào để giảm bớt tai họa. Chỉ cần trung thực và rõ ràng trong thông điệp của bạn. Hiểu rằng tất cả mọi người liên quan đều gặp khó khăn, vì vậy hãy thể hiện sự đồng cảm và thể hiện rằng bạn đang quan tâm đến.

Photo by: Antenna