Đừng Làm Nếu Không Biết Để Tâm Theo Dõi

Trong một khoảng thời gian của một ngày làm việc, các nhà lãnh đạo thường tham gia vào nhiều cuộc họp, đưa ra nhiều quyết định và giao nhiều nhiệm vụ và dự án khác nhau. Các nhà lãnh đạo cũng tham gia vào rất nhiều cuộc đàm thoại để quyết định các nhiệm vụ mới cần hoàn thành. Tất cả những nỗ lực, thời gian và thông tin liên lạc quan trọng này thường bị lãng phí vì nhiều mục tiêu bị lãng quên và bị hoàn tác vì đơn giản là không có bất kỳ sự theo dõi nào.

Tất cả mọi người trong môi trường làm việc ngày nay đều được mong đợi có thể đa nhiệm. Thông thường, các nhà lãnh đạo và quản lý đang phải thực hiện nhiều dự án và nhiều nhiệm vụ tại bất kỳ thời điểm nào. Do đó, việc mọi thứ trượt qua khe hở và bị bỏ sót là điều khá dễ hiểu. Điều đó xảy ra với những người tốt nhất trong chúng ta và nó xảy ra với tất cả chúng ta. Đơn giản là chúng ta không có khả năng ghi nhớ mọi điều xảy ra trong ngày. Chúng ta không thể nhớ tất cả các cuộc trò chuyện mà chúng ta có và chúng ta không thể theo dõi tất cả các trách nhiệm của mình nếu không có sự trợ giúp.

Tất nhiên chắc chắn có những vấn đề khá dễ nhớ. Tại bất kỳ thời điểm nào, các nhà lãnh đạo duy trì các vấn đề có mức độ ưu tiên cao hàng đầu từ 1-2 vấn đề thu hút được sự chú ý của nhiều người. Vì những vấn đề này được ưu tiên, họ không cần phải lo lắng về việc quên. Tuy nhiên, những chi tiết trong đó có thể là vấn đề bị bỏ sót hoặc quên nếu không cẩn thận.

Các vấn đề dễ quên thường xảy ra thông qua các cuộc trò chuyện ngoài hành lang, bên tách cà phê hoặc thậm chí sau bữa ăn. Bất kể cuộc trò chuyện đó diễn ra ở đâu, vào thời điểm chúng ta quay lại bàn của mình để viết nó ra, suy nghĩ nhiều hơn và có thể bắt đầu làm việc với nó, chúng ta sẽ bị phân tâm. Trên đường trở về bàn làm việc sau cuộc trò chuyện, chúng ta có thể bắt gặp một cuộc trò chuyện khác về một chủ đề khác cũng cần được chú ý. Chúng ta có thể bị phân tâm bởi một cuộc điện thoại, hoặc chỉ đơn giản là nhìn qua điện thoại và lướt qua mạng xã hội. Xung quanh chúng ta có vô số những điều khiến chúng ta mất tập trung, vì vậy thông tin trôi qua tâm trí chúng ta là điều phổ biến.

Các cuộc trò chuyện mà chúng ta thông qua tin nhắn văn bản, ứng dụng trò chuyện và thậm chí cả email cũng bị mất trong sự trộn lẫn. Mặc dù nó vẫn tiếp tục tồn tại trong công cụ, cho phép chúng ta quay lại và xem lại chúng, trừ khi chúng ta nhớ cuộc trò chuyện và chỉ cần kiểm tra các chi tiết cụ thể, chúng cũng có thể dễ dàng bị lạc trong sự trộ lẫn của tất cả các liên lạc khác diễn ra trên những nền tảng.

Nếu các nhà lãnh đạo không theo dõi các cuộc trò chuyện quan trọng mà họ có và mọi thứ bị bỏ lỡ, thì tại sao phải bận tâm đến những cuộc trò chuyện đó? Thật lãng phí thời gian và công sức cho tất cả các bên liên quan, thời gian và công sức có thể được sử dụng tốt hơn ở nơi khác. Với tư cách là nhà lãnh đạo, chúng ta phải nỗ lực hết sức để tiếp nối và theo dõi các cuộc họp, cuộc trò chuyện và các quyết định mà chúng ta đưa ra.

Để giúp các nhà lãnh đạo ghi nhớ các cuộc trò chuyện và theo sát, có rất nhiều lựa chọn khả thi. Một lựa chọn mà chúng ta không nên sử dụng là bộ nhớ của chính mình. Điều đó sẽ không hiệu quả và chúng ta không thể đánh giá quá cao và làm cạn kiệt trí nhớ của mình theo cách đó. Trí óc của chúng ta có thể được sử dụng tốt hơn nhiều. Ở giữa thời đại công nghệ, chúng ta nên sử dụng công nghệ để giúp chúng ta giải quyết việc theo dõi các vấn đề và nhiệm vụ. Sau đây là 5 công cụ ứng dụng hàng đầu có thể giúp các nhà lãnh đạo rất nhiều trong nỗ lực này:

1. Evernote: để ghi chú tất cả những lưu ý con
2. Microsoft OneNote: một tùy chọn miễn phí
3. Apple Notes: cho người dùng Mac
4. Simplenote: để ghi chú không bị phân tâm
5. Standard Notes: để ghi chú an toàn, được mã hóa

Các ứng dụng trên rất hữu ích để giúp các nhà lãnh đạo ghi nhớ và theo dõi các mục quan trọng, dù lớn hay nhỏ. Bất kể những gì mà các nhà lãnh đạo quyết định sử dụng, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo phải nhận ra rằng việc theo dõi là rất cần thiết. Nếu có các phương pháp khác ngoài các ứng dụng được đề xuất mà hiệu quả, tuyệt vời. Hãy chia sẻ. Nhưng nếu bạn vẫn chưa tìm thấy điều gì phù hợp với mình, hãy thử cái gì đó cho đến khi bạn tìm ra điều gì có thể và sẽ giúp bạn trở thành nhà lãnh đạo hiệu quả nhất, người mà có thể theo dõi tất cả các hạng mục và vấn đề.

Photo by: Maddi Bazzocco