Có Nên Dựa Vào Chính Sách Và Quy Trình Khi Ở Cương Vị Người Lãnh Đạo?

Hãy hỏi mọi người xung quanh, chắc chắn bạn sẽ có hai góc nhìn khác nhau về mức độ mà các nhà lãnh đạo nên dựa vào chính sách và quy trình hiện có. Có những người sẽ nói rằng họ hoàn toàn dựa vào chính sách và quy trình để hướng dẫn quá trình ra quyết định của họ. Có một số người khác lại nói rằng chính sách và quy trình là vô ích. Một số thậm chí có thể thừa nhận rằng họ không biết hoặc không quan tâm đến chính sách và quy trình được áp dụng. Vậy các nhà lãnh đạo thực sự nên dựa vào chính sách và quy trình của tổ chức đến mức nào?

Bất kể bạn đang làm việc ở công ty nào, tất cả các tổ chức đều có các chính sách và quy trình của công ty. Các chính sách và quy trình này cho phép công ty có định hướng rõ ràng về cách họ muốn tiến hành hoạt động kinh doanh của mình. Nói chung, các công ty nhỏ hơn và các công ty khởi nghiệp sẽ có các chính sách và quy trình riêng, nhưng chúng rất mơ hồ và có thể không đầy đủ. Chúng không bao gồm tất cả khía cạnh trong các hoạt động hàng ngày. Các doanh nghiệp lớn, có tuổi đời và được tổ chức tốt thường sẽ có cho mình một hệ thống chính sách, quy trình chặt chẽ và toàn diên. Nó gần như bao hàm tất cả các vấn đề, hoặc ít nhất là các khía cạnh liên quan đến sự cam kết làm việc tại doanh nghiệp.

Cho dù công ty của bạn có một bộ chính sách và quy trình kỹ lưỡng hay mơ hồ, thì tất cả các nhà lãnh đạo cũng nên có hiểu biết về những chính sách và quy trình đó là gì. Nếu bạn cho rằng các chính sách là vô ích cũng sẽ không thành vấn đề gì, nhưng với tư cách là người lãnh đạo, bạn vẫn cần biết các chính sách để có thể hướng dẫn nhóm của mình. Ngay cả khi bạn nghĩ rằng các quy trình là hoàn toàn thừa thải và vô nghĩa, bạn vẫn cần phải biết chúng là gì. Bạn sẽ không nói chúng vô nghĩa và vô ít cho đến khi bạn biết chúng là gì.

Biết các chính sách và quy trình là một chuyện, nhưng cần bao nhiêu trong số đó nên được sử dụng và áp dụng hàng ngày? Thực sự khó có câu trả lời cho điều này. Sẽ dễ dàng hơn khi áp dụng các chính sách và quy trình từ các tổ chức đã xác định rõ ràng chúng. Và sẽ khó khăn hơn khi áp dụng các chính sách mơ hồ và không giải quyết được tình huống cần thiết.

Một nhà lãnh đạo đừng bao giờ nên hoàn toàn dựa vào các chính sách và quy trình để điều hành một nhóm và một dự án. Nhận thức và hiểu rõ các chính sách và quy trình là điều bắt buộc, nhưng không có nghĩa là phải tuân thủ nghiêm ngặt. Một nhà lãnh đạo giỏi biết cho phép sự linh hoạt và có chỗ cho sự sáng tạo. Cho phép nhóm thí nghiệm và thử các quy trình và ý tưởng mới. Đây là trọng tâm của sự đổi mới, để mà các thành viên giỏi trong nhóm có đủ khả năng để khám phá ra tài năng của họ.

Việc tuân thủ các chính sách và quy trình một cách nghiêm ngặt sẽ đảm bảo rằng người lãnh đạo và nhóm sẽ không bao giờ gặp rắc rối vì vi phạm các quy tắc. Nó sẽ cung cấp cho tổ chức giới hạn sản xuất nghiêm ngặt theo đúng hướng dẫn. Nếu đó là văn hóa đã được xây dựng và kỳ vọng, có lẽ điều đó là tốt. Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo giỏi sẽ thúc đẩy các giới hạn để đạt được nhiều hơn. Một nhà lãnh đạo giỏi sẽ thử nghiệm các quy trình mới để xem cái nào phù hợp hơn với tình hình và có thể chứng minh là tốt hơn.

Hãy xem một ví dụ trong môi trường sản xuất. Nếu có chính sách quy định rằng nhân viên chỉ có thể lấy đủ nguyên liệu để sản xuất một sản phẩm tại một thời điểm. Nhân viên làm theo chính sách đó có thể sản xuất 8 sản phẩm trong một ngày. Tuy nhiên, nếu nhân viên lấy tất cả nguyên liệu cho 10 sản phẩm cùng một lúc vào buổi sáng, điều này giúp tiết kiệm chi phí đi lại lấy nguyên liệu mỗi lần. Sau đó, nhân viên có thể sản xuất 10 sản phẩm trong một ngày, tăng 25% năng suất. Điều đó có ý nghĩa hơn rất nhiều đối với doanh nghiệp. Đây là một ví dụ đơn giản, nhưng bạn sẽ có được ý tưởng.

Trong quá trình lãnh đạo nhóm của mình, bạn phải có sự nhạy bén để biết khi nào thì việc từ bỏ chính sách hoặc quy trình vì lợi ích của công ty và nhóm là hợp lý. Khả năng đưa ra lời kêu gọi đánh giá để cho phép sự đổi mới diễn ra là một dấu hiệu của khả năng lãnh đạo thực sự. Nhưng điều đó không có nghĩa là hoàn toàn bỏ qua các chính sách và quy trình.

Các chính sách và quy trình không hoàn toàn vô nghĩa và không nên hoàn toàn loại bỏ chúng. Bất kể các chính sách và quy trình có toàn diện đến mức nào, nó luôn sẵn sàng đưa ra các nguyên tắc có thể có tác động nghiêm trọng. Một số chính sách được đưa ra để đảm bảo rằng các quy định của chính phủ được tuân thủ. Việc không biết về các chính sách như vậy hoặc ngang nhiên loại bỏ các chính sách đó khiến tổ chức phải chịu sự phân tán về mặt pháp lý.

Một nhà lãnh đạo giỏi không thể có hành động liều lĩnh như vậy. Nhận thức được tất cả các chính sách, quy trình và đưa ra phán đoán hợp lý và đúng đắn. Cho phép đổi mới và thử nghiệm nhưng đồng thời bảo vệ nhóm và tổ chức của bạn. Có một sự cân bằng tốt giữa việc hoàn toàn dựa vào các chính sách và quy trình so với việc coi thường chúng. Tìm sự cân bằng đó trong những tình huống của bạn. Đó là những gì các nhà lãnh đạo vĩ đại làm.

Photo by: Markus Winkler